Od stycznia 2026 roku w życie wchodzą istotne zmiany w przepisach dotyczących rozliczania niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Nowelizacja podpisana przez Prezydenta RP 7 stycznia 2026 roku wprowadza uproszczenia i nowe terminy wypłat świadczeń pieniężnych, a także modyfikuje kwestie związane z dokumentacją kadrową. Sprawdź, kogo dotyczą nowe regulacje i jak wpłyną na rozliczenia z pracownikami.
- Nowelizacja przepisów – czego dotyczy?
- Prawo do urlopu – przypomnienie podstaw
- Do kiedy trzeba wykorzystać urlop?
- Kiedy przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
- Nowy termin wypłaty ekwiwalentu od 2026 roku
- Od kiedy nowe przepisy obowiązują?
Nowelizacja przepisów – czego dotyczy?
Nowe regulacje wynikają z ustawy z dnia 4 grudnia 2025 r., która zmienia zapisy Kodeksu pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Główne cele zmian to:
- uproszczenie procedur kadrowych i płacowych,
- większa przejrzystość zasad zarówno dla pracodawców, jak i pracowników,
- cyfryzacja procesów kadrowych i zaangażowanie pracowników w zarządzanie funduszami socjalnymi.
Prawo do urlopu – przypomnienie podstaw
Zgodnie z obowiązującym prawem, każdemu pracownikowi przysługuje roczny, płatny urlop wypoczynkowy, którego długość zależy od stażu pracy:
- 20 dni – przy stażu krótszym niż 10 lat,
- 26 dni – przy stażu równym lub dłuższym niż 10 lat.
Do stażu pracy zaliczane są również lata edukacji – jednak uwzględniany jest tylko najwyższy ukończony poziom wykształcenia, bez możliwości ich sumowania.
Do kiedy trzeba wykorzystać urlop?
Choć urlop nie przepada, powinien zostać wykorzystany do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Niewykorzystanie urlopu w tym terminie nie oznacza jego utraty – nadal przysługuje pracownikowi.
👉 Jednak to pracodawca ponosi odpowiedzialność za nieudzielenie urlopu. Zgodnie z art. 282 Kodeksu pracy, grozi za to grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.
Warto pamiętać, że roszczenia dotyczące urlopu przedawniają się dopiero po 3 latach (art. 291 KP).
Kiedy przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Ekwiwalent pieniężny to forma rekompensaty wypłacana tylko w przypadku zakończenia stosunku pracy – czyli po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy.
🔒 W czasie trwania zatrudnienia nie można wymienić urlopu na pieniądze – pracodawca ma obowiązek umożliwić jego wykorzystanie.
Wysokość ekwiwalentu odpowiada zarobkom, jakie pracownik otrzymałby za pracę w tym czasie. Zmienna część wynagrodzenia jest obliczana na podstawie średniej z ostatnich 3 miesięcy zatrudnienia.
Nowy termin wypłaty ekwiwalentu od 2026 roku
Największą zmianą jest nowy harmonogram wypłaty świadczenia. Od 2026 roku ekwiwalent należy wypłacić:
- w dniu wypłaty wynagrodzenia, jeśli przypada po rozwiązaniu umowy,
- w ciągu 10 dni od zakończenia zatrudnienia, jeżeli dzień wypłaty przypadał wcześniej.
Jeśli termin wypłaty przypada na dzień ustawowo wolny, świadczenie musi zostać przekazane najpóźniej w poprzedzającym go dniu roboczym.
ZOBACZ TAKŻE: Najdziwniejsze imiona w Polsce? Sprawdź, czy znasz kogoś z tej listy
✅ Celem tej zmiany jest usprawnienie pracy działów HR i księgowości, zwłaszcza w firmach z dużą rotacją pracowników, oraz ograniczenie pomyłek i opóźnień.
Od kiedy nowe przepisy obowiązują?
Nowelizacja została podpisana 7 stycznia 2026 roku. Wchodzi w życie 14 dni po ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw, co oznacza, że nowe zasady będą obowiązywać już w drugiej połowie stycznia 2026.
Źródło zdjęcia: Canva
