W tych czasach z telefonami i rozmowami telefonicznymi jesteśmy bardzo oswojeni. „Bez telefonu jak bez ręki” – kto nie zna takiego przysłowia? Choć rozmowa telefoniczna jest czynnością powszednią i naturalną, to właśnie wtedy najłatwiej o popełnienie gafy. Szczególnie rozmowy służbowe powinny być nacechowane kilkoma ważnymi zasadami, które stanowią podstawę udanego kontaktu.
- Przywitanie się i pożegnanie
- Czas i godzina rozmowy
- Co zrobić, kiedy nie możemy się dodzwonić?
- Przerwane połączenie
- Do pokoju wchodzi szef
- Gdzie nie rozmawiać?
Przywitanie się i pożegnanie
Powinniśmy zawsze pamiętać, aby nawet w chwilach zdenerwowania grzecznie się przywitać i w takim tonie poprowadzić rozmowę. Równie ważne jest przedstawienie się, jeśli ktoś dzwoni z nieznajomego numeru – szczególnie w rozmowach służbowych, ale także prywatnych. Nigdy nie wiemy z jaką sprawą dzwoni nasz rozmówca i jak ważna może to być rozmowa, dlatego dobrze jest być spokojnym i uprzejmym, a także nie wchodzić w słowo drugiej osobie.
Czas i godzina rozmowy
Przed nawiązaniem połączenia powinniśmy przemyśleć co i w jaki sposób chcemy powiedzieć. Szczególnie jeśli osoba nie jest nam bliska, a sprawa nietypowa warto pomyśleć, jak nasze myśli ubrać w słowa. Zbyt długi wstęp może nas narazić na irytację rozmówcy, dlatego należy mówić krótko, lecz konkretnie. Można już na wstępie poinformować rozmówcę, że nie zajmiemy dużo czasu, szczególnie jeśli jest on wyższy rangą od nas – w ten sposób zasygnalizujemy szanowanie jego i swojego czasu. W sprawach służbowych nie wypada dzwonić po godzinie 18-19, natomiast do bliskich osób – jeśli sprawa nie jest pilna - po 22.
Co zrobić, kiedy nie możemy się dodzwonić?
Aby zachować klasę, dzwonimy raz. Czekamy maksymalnie do sześciu sygnałów, po czym odkładamy telefon. Nie wypada dzwonić kilka razy w odstępach kilkuminutowych – należy uszanować to, że druga osoba nie może rozmawiać i powinniśmy czekać na jej kontakt. Jeśli ktoś do nas dzwoni, a my nie możemy odebrać, nie każmy jemu czekać w nieskończoność. Rozmawiając w trybie głośnomówiącym kiedy nie jesteśmy sami należy poinformować o tym osobę po drugiej stronie słuchawki – być może chce przekazać pewne informacje tylko nam.
Przerwane połączenie
Każdy z nas zna sytuację, kiedy połączenie z niewiadomych powodów się urywa. Odruchem jest natychmiastowe dzwonienie – problem w tym, że nasz rozmówca prawdopodobnie robi to samo, wskutek czego nie możemy się połączyć. Zasada mówi, aby wykonał połączenie ten, który do nas zadzwonił.
Do pokoju wchodzi szef
Kiedy prowadzimy rozmowę służbową nie powinniśmy przerywać jej, nawet jeśli swoją obecnością zaskoczy nas przełożony. Pracodawca zdaje sobie sprawę z wykonywanych przez nas obowiązków, dlatego powinien zaczekać. Powstrzymajmy się również od cichego informowania go, z kim prowadzimy rozmowę – klient zawsze może to przypadkiem usłyszeć.
Gdzie nie rozmawiać?
Wszyscy znamy sytuacje, kiedy ktoś obok nas zbyt głośno rozmawia przez telefon. Najczęściej te osoby nie zdają sobie sprawy z głośnego mówienia, czego efektem jest poznanie całej historii ich życia przez wszystkich wokół. Do miejsc w których nie wypada rozmawiać przez telefon zaliczamy kino, teatr, muzeum, szpital, kościół czy cmentarz. W dobrym tonie jest również rezygnowanie z rozmowy w restauracji czy w środkach transportu, szczególnie jeśli sprawa nie jest ważna. Jeśli już musimy załatwić pewną sprawę, należy pamiętać o możliwie najcichszym tonie rozmowy.
Natalia Brutkowska
